Módulo Central Operativo
Es el módulo neurálgico de la Suite COE, ya que en él se centraliza y controla todas las operaciones generadas por las distintas unidades de negocio del Banco que interactúan en el proceso del efectivo (Agencias, Cajeros Automáticos y Clientes Corporativos); permitiendo a los entes administradores del efectivo monitorear el servicio prestado por las distintas empresas transportistas de valores contratadas. En sí, el Módulo Central Operativo, permite controlar los distintos estados de las remesas dentro del Work Flow del efectivo.

En este módulo se ejecuta el proceso de carga de los parámetros requeridos por los distintos módulos de la Suite para su adecuado funcionamiento, tales como: Unidades internas, unidades externas, inventario de efectivo, empresas transportistas, tipos de divisas, tipo de denominaciones, tarifas de servicios, eventos contables, entre otros.

Módulo de Agencias
A través de este módulo, COE le brinda a la agencia una herramienta esencial para el manejo integral de su efectivo, heredando del Módulo Central Operativo las ventajas del Work Flow de las remesas; controlando así, las solicitudes de efectivo en línea. Basándose en la premisa del mejoramiento continuo en la prestación de servicio a los clientes, el Módulo de Agencia, aporta para el Banco las mejores prácticas para obtener rentabilidad en tiempo y dinero por la eliminación de los desechos en los procesos.

El Módulo de Agencia permite ejecutar funcionalidades tales como: Solicitud, envío y recepción de remesas, declaración y regularización de diferencias, monitoreo de presupuestos asignados, cuadre operativo de los Cajeros Automáticos, Cuadre de Agencia, pases de efectivo y control del inventario del efectivo custodiado, entre otros. Adicionalmente ofrece la bondad de reducir los costes por formularios preimpresos y gastos telefónicos. Asimismo, posee interfaces capaces de conectarse con los distintos core bancario a fin de agilizar las operaciones de taquilla y en consecuencia evitar el reproceso en las agencia.

Módulo de ATM
El centralizar todas las operaciones de efectivo es una necesidad, para lo cual Bit Consulting creo una interfaz para la optimización del ciclo operativo de las ordenes de servicios para satisfacer la demanda del efectivo de los ATM’s, interactuando con los diversos manejadores centrales de ATM, coadyuvando a controlar todos los eventos a nivel de efectivo tanto en cajeros remotos como en cajeros administrados por las agencias. Asimismo le incorporamos un módulo de arqueo y cuadre del ATM en donde centralizamos estas operaciones y administramos el envió de remesas a estos ATM lo cual da como beneficio que la inteligencia en la administración para la dotación recaiga en el Banco y no por parte de un empresa transportadora de dinero.

Módulo Gerencial
Todos los ejecutivos y gerentes desean visualizar mediante vistas rápidas y efectivas, el estado del efectivo en todas sus etapas, COE ofrece a través de este módulo, consultas desde una visión global hasta una visión bien detallada, a fin de conocer de manera individual o comparativa todo el efectivo a nivel nacional, por zona, por unidad de negocio o cualquier otra estructura definida por el Banco.

No sólo el visualizar el estado del efectivo del país es el objetivo principal de este módulo, el gerente podrá realizar una consulta rápida de los costos asociados a cada envío, permitiendo así identificar aquellos envíos frecuentes, el estatus del cupo del efectivo en bóveda de cada una de las unidades de negocio, a fin de conocer si se encuentran en exceso o en déficit según lo parametrizado.

Este módulo también permite conocer el movimiento de cada una de las taquillas de las agencias, a través de la interfaz de Saldos de Taquillas apoyando al modelo de gestión de las unidades de negocios generando de esta manera las oportunidades de mejoras en el proceso.

Módulo de Consultas y Reportes
Nuestro Módulo de Consulta y Reportes es de fácil uso, cuenta con más de 80 consultas y 100 reportes característicos del proceso de efectivo, en donde el usuario filtra sus datos a visualizar entre rangos de fechas, tipos de moneda, tipos de instrumento llámese efectivo u otro caso que se encuentre contemplado, realizar comparaciones por periodo, por unidad, visualizar los datos en tablas o en gráficos. Está considerado como un gran apoyo para la toma de decisiones por la información concentrada facilitando la elaboración rápida de informes gerenciales.

Módulo de Costos
Siendo el efectivo uno de los rubros operativos que más costes genera al Banco, fue imperante el poder establecer cada uno de los servicios por los cuales se ocasionan los mismos y así conocer a nivel de centros de costos quienes y de que forman se ejecuta el presupuesto asignado, mediante estos cálculos, cifras y reportes el cliente podrá realizar análisis bien puntuales de sus operaciones identificando las oportunidades de ahorros, a través de la parametrización de las tarifas de las distintas transportistas.

Gracias a esta funcionalidad, COE afianza su objetivo convirtiéndose en un sistema de control de costos mediante los datos aquí suministrados, aportando a su vez data suficiente para el Sistema de Pronósticos y Proyecciones a fin de que este genere sus recomendaciones según la estructura de costos.

Módulo de Conciliación de Factura
El objetivo principal de este módulo es comparar la información de cargos por servicios prestados por las diferentes Empresas Transportistas contra cada una de las operaciones realizadas en COE, el Banco podrá validar y generar los pagos correspondientes por dichos servicios; así como también, controlar la facturación a través de cortes mensuales.

Dicha comparación se realiza a través de la generación de una copia magnética (archivo plano) de las facturas emitidas por la Empresas Transportista, automatizando así el proceso de conciliación, con un margen de error mínimo. Adicionalmente permite la consulta de los datos conciliados así como la generación de reportes que apoyen la gestión para el pago de servicios causados por el proceso del efectivo.

Módulo de Auditoria
A través de la necesidad de poder controlar y llevar una traza de todas las transacciones y operaciones del sistema, nace el Módulo de Auditoria, con el objeto de contar con un seguimiento detallado en cuanto a remesas, tiempos, cupos e incluso las alertas generadas al personal a fin de controlar las operaciones y monitorear el tiempo de cumplimiento de las unidades de negocios, para detectar cualquier desviación en el momento y tomar las previsiones oportunas.

Módulo de Mantenimiento
Una de las ventajas de COE es que su funcionalidad está basada en un esquema totalmente paramétrico. A través de este Módulo el cliente podrá definir la funcionalidad del sistema bajo sus características tanto organizativas como operacionales. Para lograr esta actividad Bit Consulting como integrador de soluciones y experto en el negocio, recomendará las mejores prácticas para llevar a cabo con éxito dicha parametrización, ya que es vital para nosotros que el sistema pueda ser mantenido y administrado por el cliente en casi todas sus etapas, otorgando como beneficio el control por parte del cliente de sus datos evitando la dependencia del proveedor.

Módulo de Transportista
A fin de optimizar el proceso de Envío y Recepción de Remesas así como también la actualización en línea de los saldos en custodia en las bóvedas de cada una de las transportistas, Bit Consulting desarrolló una interfaz cuya característica principal es la comunicación en línea con los transportistas, eliminando así el envío inseguros de información sobre saldos y solicitudes de remesas.

A través de este módulo, el Banco podrá controlar sus costos y tiempo de cumplimento del servicio de cada una de ellas, con el objeto de determinar desviaciones en la prestación de servicios, generando para el Banco beneficios financieros en el aprovechamiento de sus recursos.

Módulo de Control Presupuestario
El módulo de Control Presupuestario permitirá al cliente comparar los costos presupuestados contra las erogaciones reales originadas por el servicio de traslado, procesamiento y custodia de efectivo canceladas a las empresas transportistas. Adicionalmente el cliente contará, con una herramienta administrativa que le permitirá aplicar los correctivos necesarios, en caso de determinar desviaciones a fin de no incurrir en costos innecesarios y mala utilización de los recursos asignados. De igual manera, permite conocer el desenvolvimiento de cada una de las unidades de negocio y el Banco en general en el uso de los recursos financieros relacionados al traslado del efectivo.